HIN-Mails exportieren

Die via HIN empfangenen (oder versendeten) E-Mails liegen in einem persönlichen HIN-Mail-Konto oder einem sog. Praxis-Konto vor und sind zum Beispiel via HIN-Webmail im Browser erreichbar.
Anlässlich einer Kündigung müssen jene Nachrichten, die aufbewahrt werden sollen, aus dem jeweiligen HIN-Konto exportiert werden, bevor es vom Anbieter beendet wird. Für diesen Zweck existieren 2 Vorgehensweisen:
Mail-Export aus HIN-Webmail (Abschnitt A) oder aus einem Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird (Abschnitt B). Kontaktieren Sie Ihren IT-Verantwortlichen, der Sie dabei unterstützen kann.

• Für A: Sie nutzen HIN-Webmail, um Ihr pers. HIN-Mail-Konto bzw. ein Praxis-Konto zu erreichen.
• Für B: Ein Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird (für Windows oder macOS) ist in der aktuellen Version installiert und das persönliche HIN-Mail-Konto bzw. das Praxis-Konto ist darin eingerichtet.
• Mail-Daten aus einem HIN-Konto enthalten potentiell sensible Personendaten. Informieren Sie sich im Voraus bei Ihrer Team-Koordinatorin, wie Sie diese Daten übergeben bzw. hinterlassen müssen.

Export

In HIN-Webmail steht eine Export-Funktion zu Verfügung: Einstellungen > Importieren/Exportieren > Exportieren
Damit lassen sich einzelne oder alle Postfächer des HIN-Kontos auf den Computer herunterladen.
Das Ergebnis des Exports ist eine komprimierte .tgz-Datei. Darin befindet sich eine Sammlung von .eml-Dateien, die jeweils den gesamten Inhalt einer Mail-Nachricht enthalten, inkl. Attachments.

Speicherung

Die .tgz-Datei lässt sich an einem geeigneten Speicherort aufbewahren. Erkundigen Sie sich dazu bei Ihrer Team-Koordinatorin.

Import

Zu einem späteren Zeitpunkt kann die beim Export entstandene .tgz-Datei in ein HIN-Mail-Konto importiert werden: Einstellungen > Importieren/Exportieren > Importieren

Ein HIN-Mail-Konto lässt sich in Programmen wie Outlook oder Thunderbird als IMAP-Konto einrichten. Die darin enthaltenen Mails (in den Postfächern Posteingang, Gesendet etc.) lassen sich aus dem Mail-Programm speichern oder exportieren.
Das konkrete Vorgehen ist abhängig von der Programm-Version (Windows oder macOS). Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren IT-Verantwortlichen.

Hinweis

Der Export aus HIN-Webmail, siehe oben, ist weniger aufwändig und wird deshalb empfohlen.

Speicherung

Die aus einem Mail-Programm gespeicherten oder exportierten Daten lassen sich an einem geeigneten Speicherort aufbewahren. Erkundigen Sie sich dazu bei Ihrer Team-Koordinatorin.